10 Jan Impuls #13 – Projektplanung

Heute möchte ich mit Dir, passend zum Jahresstart (Frohes Neues 2022 für Dich!), über Projektplanung sprechen. Vielleicht sitzt Du auch gerade, wie ich über der Jahresplanung und überlegst, welche kreativen Ideen Du dieses Jahr unbedingt umsetzen willst? Dann kann ich Dir mit diesem Blogpost vielleicht ein bisschen Planung und Struktur an die Hand geben!

Projektplanung – Aus meinem Archiv für Dich

Projektplanung ist das A und O, wenn man als Freelancer und Freiberufler*in unterwegs ist. Du möchtest ein Buch schreiben, eine Schmuck-Kollektion entwerfen und herausbringen, ein Album aufnehmen, Dich endlich selbständig machen oder was auch immer. Ohne Projektplanung wird das sehr schnell unübersichtlich, chaotisch und Du verlierst früher oder später die Lust an der Umsetzung. Mir hilft Projektplanung daher sehr, um ein Projekt zu starten und auch durchzuziehen.

Dazu gibt es auch ein Freebie in meinem Shop, wenn Du eine schnelle Lösung willst, kannst Du Dir hier mein Freebie als PDF kostenlos downloaden.

Außerdem hatte ich zu diesem Thema bereits mehrmals in meinem Podcast „Der kreative Flow“ gesprochen. Hör gern mal in die Folge 5 „Einfach mal machen oder doch lieber planen“,  in die Folge 22 „Mehr Zeit für Deine Kreativität“, in die Folge 24 „Quo Vadis – Deine Jahresplanung“ und in das Special #9 „Marathonlauf“ rein.

How to 👉🏻 Projektfindung?

Aufgabe 1: Aufschreiben / Nimm Dir Zeit, vielleicht erst einmal eine Stunde (in einer Stunde Nachdenken kann man schon richtig viel zu Papier bringen), setz Dich hin und überlege, also schreibe auf, welche Projekte möchtest Du in 2022 umsetzen? Mach vielleicht eine Liste von fünf Ideen.

Aufgabe 2: Rangliste / Überlege, welches Projekt Dir am Wichtigsten ist, welches am Zweitwichtigsten und so weiter. Priorisiere.

Aufgabe 3: Deine Wahl / Anschließend nimmst Du Dir das Projekt, welches Dir am Wichtigsten ist vor, und legst erstmal die anderen 4 Projekte beiseite. Es ist zwar möglich auch mehr als ein Projekt gleichzeitig zu fahren, aber spätestens bei drei Projekten wird es langsam unübersichtlich, unfokussiert und jedes einzelne Projekt dauert dann natürlich auch länger! Starte mit dem für Dich wichtigsten und dringendsten Projekt.

Welche Deiner Ressourcen sind bei der Projektplanung gefordert?

Wenn Du bereit bist, ein neues Projekt zu starten und dabei einen neuen Schritt zu gehen, etwas völlig Neues zu wagen, musst Du ganz unten anfangen, bei der Basis des Projekts.

Es ist wichtig, vorab genügend Informationen und Erfahrungen auf dem neuen Kreativfeld zu sammeln! Hier geht es zum einen um Recherche, zum anderen um praktisches Experimentieren mit der neuen Materie. So sammelst Du Wissen an, lernst Neues und je mehr Du Dich mit den neuen Aufgaben beschäftigst, desto mehr tauchst Du in das neue kreative Feld ein, wirst sicherer und bist einfach «drin».

Das kostet wahrscheinlich folgende Ressourcen, die Du unbedingt mit einkalkulieren solltest in Deiner Planung:

– Dein Zeit-Einsatz
– Deine Energie
– Deine finanziellen Mittel
– Deine Kontakte (Personen, Sparringspartner, Kollegen, Sponsoren)
– Deine Distributionskanäle/Multiplikatoren

Diese fünf Schlagwörter nutzt Du dann in Deiner Projektplanung als Filter bzw. als Konkretisierungsmethode.

Bei der Planung eines kreativen Projekts solltest Du auch nicht vernachlässigen, dass der kreative Anteil dabei maximal 50% ist, die anderen 50% sind eher nicht so kreativ.

Alle nicht-kreativen Anteile sind z.B.:

– Organisieren des Projekts (Termine klären, Budgets festlegen, Leute beauftragen etc.)
– Materialien beschaffen
– komplette Kommunikation rund um Dein Kreativprojekt (Mails, Social Media, Orga, Anfragen, Pressetexte, Werbung, Marketing …)
– Erlangen einer bestimmten Reichweite über ein Online- oder Offline-Netzwerk, damit Deine Ideen auch gesehen werden

How to 👉🏻 Projektplanung?

Nun kannst Du Dein Projekt auf die Schlagwörter abklopfen, die ich oben genannt hatte:

– Dein Zeit-Einsatz
– Deine Energie
– Deine finanziellen Mittel
– Deine Kontakte (Personen, Sparringspartner, Kollegen, Sponsoren)
– Deine Distributionskanäle/Multiplikatoren

Zeit-Einsatz für Dein Projekt

Nachdem Du Dein Projekt identifiziert hast, kannst Du in die Zeitplanung gehen. Ich denke da zum Beispiel immer quartalsweise (wie das Finanzamt: Quartal 1, 2, 3, 4). Also wieviel Projekt passt in ein Quartal (oder passen da auch mehrere Projekte). Wann finde ich Zeit für die Projekte (Wochenplanung, ggf. auch Tagesplanung).

Dabei kannst und solltest Du das Projekt in Einzelteile herunter brechen, also die einzelnen Schritte, bis Du fertig bist, und da einen zeitlichen Rahmen festlegen (rechne erstmal mit mehr Zeit als Du denkst, meistens dauert immer alles länger als kürzer, meine Erfahrung).

Deine gesamte Energie für das Projekt

Wieviel Deiner gesamten Energie kannst Du auf dieses (!) Projekt verwenden? Kannst Du z.B. einmal die Woche daran arbeiten oder nur einmal im Monat? Oder nur an den Wochenenden?
Was zieht Dir ansonsten noch Energie und Warum?

Finanzielle Mittel für Dein Projekt

Überlege Dir das Budget für das Projekt. (Foto: Pixabay)

Hast Du ein Budget für das Projekt? Gibt es einen bezahlten Auftrag oder finanzierst Du es vor oder lässt es vorfinanzieren (Crowdfunding)? Woher kommt das Geld und für das gibst Du es aus? Was bringt das Projekt zukünftig ein? Mache vielleicht auch eine Kosten-Nutzen-Rechnung.

Kontakte/Personen/Sparringspartner/Kollegen/Sponsoren – Wer ist beim Projekt mit an Bord?

Wer kann Dir bei Deinem Projekt helfen und zur Seite stehen? (Foto: Pixabay)

Liste auf, wer Dich bei welchen Schritten bei Deinem Projekt begleitet oder begleiten könnte. Denk dran: Wenn Du Dir Hilfe holst, geht es schneller als wenn Du alles allein machst. Aber so musst Du auch den möglichen Profit teilen oder eben Geld in die Hand nehmen, um die Beteiligten für Ihre Hilfe zu bezahlen! Auch ein Sponsoring kann ein Weg sein, um Dein Projekt zu realisieren. Und es ist die Möglichkeit einer Win-Win-Situation für Dich und den Sponsor.

Distributionskanäle/Multiplikatoren für Dein Projekt

Überlege Dir in der Projektplanung wie Du nach Fertigstellung des Projekts das Projekt veröffentlichen kannst. Auf welchen Kanälen lässt sich darüber gewinnbringend berichten? Gibt es Multiplikatoren (z.B. andere Freelancer/Freiberufler), die das Projekt teilen und Dich damit unterstützen könnten?

Visuelle Projektplanung

Wie Du die Projektplanung visualisierst, entscheidest Du? Was unterstützt Deine Planung und Dein Vorankommen? In welchen Systemen „denkt“ es sich für Dich einfacher? Kannst Du gut in Tabellen planen, lege eine Tabelle an und fülle sie mit den o.g. Punkten.

Mache z.B. eine Mindmaps, um Dir Dein Projekt zu visualisieren. (Foto: Pixabay)

Visualisiere das Projekt für Dich vorab in der Planung so, dass es für Dich übersichtlich und anregend ist. Das geht z. B. auch in einer Mindmap, einem Visionboard, in Deinem Notizbuch oder digital.

Denk rückwärts: Vom Ziel zum Start!

Du kannst bei der Projektplanung auch zeitlich rückwärts vorgehen, also beim Veröffentlichungstermin starten und dich dann rückwärts vorarbeiten bis zum Beginn des Projekts. Das ist manchmal leichter.

Es macht an dieser Planungsstelle sehr viel Sinn, eine Jahresübersicht eines Kalenders hierfür zu nutzen oder das Projekt als Zeitstrahl/Linie abzubilden. So wird es visuell klar, wann Du genau an was arbeiten willst. Innerhalb des Jahres kannst Du den Plan immer wieder anpassen, korrigieren. Du wirst ja übers Machen die Erfahrung sammeln, wie lange welche Schritte dauern. 

Welche Tools zur Projektplanung verwenden?

Ich persönlich finde, da sollte jeder nach seinem eigenen Geschmack vorgehen. Die einen schreiben sowas gern analog mit Filzstift auf ein Flipchart oder auf ein großes Poster, was Sie sich anschließend über den Schreibtisch hängen.

Andere brauchen das als Tabelle digital in der Cloud, um jederzeit online darauf zugreifen und es anpassen zu können.

Dafür gibt es auch tolle Apps, wie z.B. Trello, Asana, Slack, factro oder Wrike. Das sind teils einfache, teils sehr komplexe Apps, die man allein aber auch im Team nutzen kann. Schau Dir das am besten mal in Ruhe online an und entscheide dann, was für Dich Sinn macht.

Gemeinsam Projekte planen, z.B. in einem Mastermind

Fällt es Dir schwer, ein komplexes Kreativprojekt allein durchzuziehen und wirklich bis zum Ende am Ball zu bleiben? Dann ist vielleicht eine Mastermindgruppe etwas für Dich!

Willst Du mit mir und anderen kreativen Frauen zusammen Dein Kreativprojekt planen und durchziehen? In wöchentlichen Einzel- und Gruppentreffen sowie im Co-Working arbeiten wir zusammen acht Wochen an Deiner kreativen Idee, egal ob Du überlegst, ein kreatives Business zu gründen oder Du ein Kreativprojekt an den Start bringen willst. Dann komm gern in mein Mastermind-Programm.

Das Mastermind-Programm für kreative Frauen startet Anfang Februar 2022 in die 5. Runde! (Grafik: Roberta Bergmann)

Die nächste Runde startet bereits Anfang Februar 2021. Du kannst Dich jetzt noch schnell anmelden, aber Achtung, es gibt nur 10 Plätze, Du musst also schnell sein: https://www.derkreativeflow.de/mastermind-programm